Внедрение системы управления предприятием RS-Balance 3 в условиях, когда бизнес-процессы на предприятии уже оптимизированы, осуществляется, как правило, силами высококвалифицированных специалистов «R-Style Softlab» и предусматривает поэтапное выполнение ряда работ.

Этап 1. Предварительное обследование перед внедрением ERP системы

Специалисты «R-Style Softlab» совместно с представителями предприятия анализируют и описывают существующие бизнес-процессы, а также разрабатывают предложения по методологии настройки типов документов и документооборота в автоматизированной системе. Данный этап очень важен, поскольку он определяет технологию всего последующего внедрения с учетом специфики предприятия и планируемого срока запуска системы управления предприятием RS-Balance 3 в промышленную эксплуатацию.

Обследованию подлежат те участки деятельности предприятия, которые будут автоматизированы в ходе проекта (например, процессы закупки, продажи, управления складскими запасами или торговым залом). Критерием его выполнения является подготовка и подписание сторонами документа «Результаты обследования». В стандартном варианте этот отчет включает следующие главы:

• «Анализ предприятия “как есть”», где содержатся:
  • общие сведения о предприятии;
  • организационно-административная структура предприятия;
  • функции, выполняемые подразделениями;
  • бизнес-процессы предприятия;
  • обмен данными между территориально удаленными филиалами и подразделениями;
  • характеристика системы документооборота;
  • перечень отчетных форм, действующих на предприятии;
  • схема бухгалтерских проводок;
  • перечень используемых программных продуктов;
  • характеристика парка вычислительной техники и используемого программного обеспечения;
  • имеющиеся у заказчика проблемы и пожелания по автоматизации.
• «Выводы по обследованию», в частности:
  • проблемные и узкие места в существующей на предприятии автоматизированной системе; - методологии решения проблем по автоматизации бизнес-процессов;
  • рекомендации по способам реализации бизнес-процессов предприятия средствами автоматизированной системы управления предприятием RS-Balance 3;
  • рекомендации по парку вычислительной техники и системному программному обеспечению;
  • рекомендуемый состав функциональных модулей системы управления предприятия;
  • количество и тип рабочих мест;
  • рекомендации по системе разграничения прав доступа.

Программа обследования выглядит следующим образом:

1. Разработка плана обследования с определением этапов, сроков и ответственных лиц.
2. Обследование на территории заказчика. — Активная фаза сбора информации, обследование по направлениям. Выявление ситуации «как есть». Фиксирование существующих проблем и требований заказчика.
3. Описание существующей модели процессов закупки, продажи, управления складскими запасами и финансами заказчика. — Написание документа «Результаты обследования.
4. Анализ модели «как есть», выработка вариантов решений по автоматизации бизнеса предприятия.

Этап 2. Разработка Технического задания

• Проведение анализа возможных способов реализации бизнес-процессов предприятия средствами ERP системы RS-Balance 3, предполагающего:
  • описание функциональной схемы эксплуатации RS-Balance 3 на предприятии с учетом его бизнес-процессов;
  • выявление соответствия форм документов предприятия печатным формам системы RS-Balance 3;
  • составление перечня необходимых доработок RS-Balance 3 под особенности бизнес-процессов предприятия;
  • описание этапов ввода в эксплуатацию системы RS-Balance 3;
  • краткое описание работ и результатов каждого этапа.
• Выработка методики ввода системы в эксплуатацию, в частности:
  • описание порядка выполнения и результатов организационных мероприятий по вводу в эксплуатацию системы RS-Balance 3;
  • построение проектного плана-графика пуско-наладочных работ.

Таким образом, порядок разработки ТЗ выглядит так:

1. На основе выбранного варианта автоматизации и с учетом результатов обследования формируется документ «Техническое задание на внедрение», который отправляется заказчику на согласование.
2. Согласование и внесение необходимых изменений в ТЗ.
3. Определение сроков и графика работ, составление регламентов взаимодействия с заказчиком.
4. Создание рабочих групп. Назначение руководителя проекта и ответственных лиц со стороны заказчика.
5. Окончательное двустороннее утверждение ТЗ.

Этап 3. Доработка системы согласно утвержденному «Техническому заданию»

Доработка функциональных блоков, конверторов, отчетов, технологических процедур производится по итогам обследования и на основании «Технического задания».

Этап 4. Инсталляция и первоначальная настройка ERP системы

Цель данного этапа — установка, настройка, окончательная проверка и подготовка аппаратных средств к проведению последующих работ. При этом решаются вопросы физического разнесения серверов баз данных и приложения, определяются сетевые права пользователей и их пароли, определяется место установки электронного ключа, настраивается доступ к периферийным устройствам.

В ходе работ по инсталляции ERP системы:

• устанавливаются серверная и локальная компоненты СУБД на сервере;
• устанавливается программная часть электронного ключа защиты;
• производится настройка трехуровневой архитектуры;
• устанавливаются ядро и приобретенные модули автоматизированной системы;
• производится проверка работы системы.

Далее на основании ТЗ осуществляется настройка ERP системы, в частности:

• разновидностей документов, используемых в документообороте, связей документов для целей учета взаиморасчетов, правил формирования документов;
• прав доступа и их порядка их тиражирования;
• системного меню;
• операций ведения товарного учета;
• операций расчетных кассовых узлов.

Этап 5. Адаптационные работы система управления предприятием

Выпуск в программном комплексе RS-Balance 3 необходимых заказчику отчетов, форм ввода данных и дополнительных видов информации, которые не входят в стандартный пакет поставки.

Этап 6. Разработка и передача заказчику конвертора баз данных

Реализация программного продукта (конвертора) для корректного переноса в RS-Balance 3 данных, которые хранятся у заказчика в электронном виде. Конвертирование, или автоматический перенос данных, позволяет:

• значительно ускорить ввод необходимой информации;
• сократить объем ручной работы, неизбежной при вводе данных, которые были накоплены на предприятии за период функционирования морально устаревших автоматизированных систем.

Этап 7. Обучение персонала работе с ERP системой

Цель — научить персонал предприятия работе с программным комплексом RS-Balance 3, закрепить навыки для последующих этапов внедрения и промышленной эксплуатации, оказать консультационную помощь администратору системы, отвечающему за актуальность БД.

Обучение проводится по следующим темам:

• Администрирование системы и возможности по расширению ее функционала системы (для ИТ-персонала предприятия);
• Процесс закупки (для отдела закупок);
• Процесс продажи (для отдела продаж);
• Складской учет (для сотрудников складов);
• Финансовый учет (для работников финансового отдела и бухгалтерии).

Этап 8. Опытная эксплуатация системы и перевод ее в промышленный режим

Цель — ввод RS-Balance 3 в промышленную эксплуатацию, окончательная настройка программного комплекса.

Специалисты компании-разработчика совместно с персоналом заказчика проводят тестовые испытания системы. Если на данном этапе были выявлены недостатки, система соответствующим образом дорабатывается, после чего она готовится к промышленной эксплуатации (выполняется окончательная настройка справочников, прав доступа, интерфейса).