В программном комплексе RS-Balance 3 учет ведется «от документа», а управление документооборотом представляет собой его ключевую логическую составляющую. Документ отражает и подтверждает выполнение операции. При этом первичные документы и договоры играют роль связующих звеньев для бизнес-процессов, настраиваемых и обрабатываемых системой.

В рамках управления документооборотом выполняется:

• настройка связей между документами для передачи данных, проведения взаиморасчетов и распределения затрат;
• настройка пользователем цепочек для автоматического создания пакета документов — с помощью схем документооборота;
• формирование шаблона документа с внесением необходимых реквизитов и включение его в бизнес-процесс в понятном пользователю интерфейсе;
• настройка документов и реестров;
• настройка разграничения прав доступа к документам.

Пример настройки схемы документооборота

Пример формирования вида документа

Система позволяет автоматически формировать документы, управлять их состоянием — при соблюдении определенных условий переводить документы из одного состояния в другое (например, при условии проведения полного взаиморасчета с контрагентом система автоматически переводит документ из состояния «Оформлен» в «Оплачен»), осуществлять пакетную печать всех документов бизнес-цепочки.

Возможна пересылка документов по электронной почте в виде файлов-вложений различных форматов (во внутреннем формате системы, в TXT, XML и пр.).